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教育客户--派稿要注意时间  

2008-08-04 20:07:23|  分类: 翻译杂谈 |  标签: |举报 |字号 订阅

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作者:Brett Jocelyn Epstein(英国威尔士斯旺西瑞典语英语翻译、编辑、作家)
翻译:黄功德(山西省新绛县英汉翻译)

有些读者可能看过我在2006年10月《翻译杂志》期刊讨论翻译本质和翻译费用的文章。 最终证明我们翻译需要向客户提出的另一个问题:时间。

你是否遇到过这种情况:收到客户的文本后客户会偶尔或怯懦地告知,需要在几小时或几天后交回(当然是完美翻译和/或编辑的稿件)? 这种文本常常特别长特别复杂? 客户答应在某日期发给你一个项目,却没遵守最后期限而是晚几天甚至几周后才把文本发给你,然而希望你在原定日期完成你的翻译部分? 在特别忙碌的时期(例如:年报季节)你已精心紧密安排好自己的翻译工作时常常出现这种事件?

发生这种事情时我们自然会感到:客户不尊重我们或珍惜我们的时间,他们不理解我们工作的需要,不关心我们是否会连续几天都从上午8点一直工作到第二天凌晨2点,只是为准时完成他们委派的任务。 客户不尊重或关心其委以重要稿件、接受过良好培训的职业人员,想起这点可能会引起沮丧和愤闷情绪进而影响翻译,最终造成无法按正常状态完成工作。 有时,因为某客户“总是晚发文件”,翻译工作者已在警告自己的同事不要接受这个客户的工作。 换句话说,这始终是一种双输局面。

那么为什么客户要这样做呢? 他们为什么要损害工作质量及其与翻译工作者之间的关系呢? 根据我的经验判断,主要原因是:1)客户不知道翻译真正涉及的内容,因而不能合理安排整个翻译工作需要的时间;2)客户本身不能合理安排自己的工作,进而将迫在眉睫的最终期限压力转嫁给翻译工作者;或3)客户认为自谋职业工作者只是无所事事、绝望地等候工作,随时可以接受任何工作。 这个问题的最后一个原因中,一个深层原因就是客户有时似乎认为他们是你唯一的客户(或至少是你最重要的客户),即使他人不按约定时间派发工作,你现在也不可能会忙其他人的委托任务。

那么,我们翻译人员如何处理这种微妙的时间问题呢? 首先,我们可在客户雇用我们之前提供详细的信息。 最简单的措施就是我在上篇文章中的建议: 在你的网站或其他推销材料中提供详细信息,说明翻译的本质和你工作涉及的内容。 可能的话,在一般条款中说明过去的委托任务(因为保密事项,你不想过于具体地介绍工作的内容),并叙述每个项目各阶段花费的时间。 例如,你可以这样写:“5000字合同。一半文字为公司及其产品的一般说明,另一半是复杂的法律语言。我用全天工作的六个小时完成了粗译,然后用了四十五分钟搜索术语。修改译文用了三小时,编辑译文用了两小时,最后又花了两个半小时对照原文和译文的文字。” 如果许多翻译工作者都开始在自己的网站增加一个板块,介绍时间及其职业背景和价格,客户也许会注意的。 同时他们还会学习一些东西。

同样,当你第一次收到委托任务时,不要只回复介绍自己的价格。 不是翻译的人没办法猜测一项工作可能需要多少时间或工作的,因此尽可能说明这点将是十分有益的。 说明翻译过程中每个步骤预期需要多少小时。 写明委托任务是否需要你到图书馆或书店收集专业资料,或者与其他翻译人员或专业人员合作。 如果你可看到一份文件草稿或者稿件的详细信息,浏览之后让客户知道是否有你觉得会引起比平时花更长时间的重要问题(例如,文件编写质量很差,发给你的文件是PDF格式而不是WORD文档)。 确保让客户知道你的时间安排。 客户不需要了解你干家务或看病的信息,但是告诉他们你是否知道(或预期)有一项大工作、度假或其他影响工作时间和能力的事情,这肯定是适当的。 我通常会给自己客户具体信息,例如:“我下两周将会出去,但会检查自己的电子邮件。所以你可发送委托任务,我会将之打印出来,好在出外时研究它。但是我不会在此日期之前开始翻译,所以你可能设想在另一日期开始。如果委托任务今天没到,那么我就不能在另一日期完成。”

而且,有时需要与客户直截了当说话。 如果你与某个客户过去有不愉快经历,或者在特别繁忙季节即将收到讨论项目时,应提前警告客户。 例如,“我希望接受此委托任务,但我想告诉你,如果文件没有按我们约定时间发给我,我将不能接受这项工作。” 你不需要向客户解释自己在干什么,也不应向其暗示迟发一两天自己也会高兴地例外接受任务。你需要做的只是礼貌地警告他们,这将有希望鞭策客户,使你能够按计划收到工作。

但上述通知只是处理你得到要翻译稿件之前已知可以完成的工作。 如果客户在你们约定的时间之后发送文件怎么办? 或者,如果客户要求你在不合理时间内翻译完文件怎么办?

以第二个问题为例,你需要如上所述准确解释工作涉及的内容和需要更多时间的原因。 如果客户仍然坚持的话(这常常是因为他做自己的本职工作拖延),即使可能还有额外几天和几晚,你也可决定自己实际上是否有时间完成翻译。 然而,你自然不会免费如此辛苦工作,所以需要收取加急费。 标准加急费通常是额外收取费用的50%至100%。 客户是否愿意支付加急工作是另一个问题,本文不做深入讨论,过去的文件已经讨论过资金问题。 我只能简单地提醒你,自己的时间是宝贵的,你不应因某客户项目计划不周而遭受折磨,而且得到不良待遇。

如果在预期日期你的电子信箱仍没收到电子邮件,应写信询问客户发生什么事。 可能文本已经完成,准备翻译,但由于某种原因仍然没发给你。 也可能客户找到另一位翻译人员或者推迟或取消工作但却没通知你。 我通常会这样写:“我刚刚查收贵公司翻译委托,敬请告知项目状况。”适用时还可适当补充你的时间限制或安排冲突。

至于最后工作到达后如何处理,取决于你与客户的关系、委托任务的规模和委托任务迟延的程度。 如果某个客户过去从未晚发过稿件,和/或你已经从某客户处赚了相当多的收入,你可能需要礼貌地提及但不要大谈特谈迟延的事件。 如果文本较短或简单,仍然能够轻松完成翻译,可不提迟发稿件一事。仅此一次。

然而,有时你可能不得不通过拒绝委托任务来表明这点(当然,如果你这样做不会造成财务困难)。 是的,你可能原先接受了工作,但如果客户没有履行自己的义务,没按承诺发送稿件,让客户知道这点。 礼貌地点一下即可,“很抱歉,我已认真安排了自己的时间,但你没按照约定发送文件,所以我不能再接收此项工作。希望你寻找其他人翻译。” 其他情况下,无法完成某项委托时,我推荐寻找一位同事,但在客户推迟发文件时,你推荐同事就会事与愿违。 因为如果第一位翻译太忙时始终可找到另一位翻译,这样客户就会认为他不需要准时发文件。 如果你感到特别愤怒,甚至可叙述说,为了充分准备尚未到达的工作不得不拒绝了其他工作,因此你已经损失金钱和潜在的将来客户。 不幸的是,有些人根本不考虑自己的行动如何影响他人。所以,如果你向客户表明他的考虑不周和/或无能力坚持计划已经造成你的困难,这可能十分有效果。

遗憾的是,我怀疑始终有些客户在轮到自己承担责任时耽搁他人,始终有人不重视他人的工作和花费的时间。 例如,仅过去几个星期,就有一位同事因稿件迟到无法完成而将翻译委托任务给我,另外因为客户对编辑过程计划不周导致我编辑一本书花了好几天(很长时间)。 但我相信,通过更多地教育我们的客户,这种情况就可消除一部分。 一旦他们开始真正明白我们的工作需要多少时间(只有我们详细解释翻译过程他们就可以明白),一旦我们开始教训他们不要推迟发送文件和/或期望委托任务以极快速度完成(我们可以通过警告客户和/或拒绝委托工作和/或要求加急费或误时费),他们就会开始更好地计划自己的时间和项目,更加尊重我们。 我们是否该这样行动了?


Brett Jocelyn Epstein是一位瑞典语英语翻译,已经翻译许多文章、菜单、网站、小说和其他作品。 她也是一位英语教师、作家和编辑,先后获得Bryn Mawr College文学和创作学士学位和Queens University长篇小说美术硕士。
详细信息请访问网站:
www.awaywithwords.se

请访问她的博客: http://brave-new-words.blogspot.com/

该文最初发表于《翻译杂志》(http://accurapid.com/journal)。.

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